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I software per il project management, iniziale esclusiva dei due players Oracle e Microsoft, ultimamente si stanno sviluppando anche grazie all’intervento di realtà più piccole che proprio per questo riescono a intervenire su specifiche criticità legate ai settori in cui il progetto stesso opera.
In questo articolo verranno analizzate le motivazioni e i costi che portano all’adozione di un software piuttosto di un altro.

MOTIVAZIONI

Le aziende che operano su molteplici progetti nello stesso momento, magari con risorse dislocate in contesti internazionali, hanno da tempo abbandonato l’idea di software non integrati all’interno di un ecosistema unico investendo in tools professionali in grado di centralizzare l’intero workflow del team; le motivazioni del cambiamento sono sintetizzabili in sette punti:

  • Non sono rispettate deadlines e passaggi intermedi.
  • Non è possibile utilizzare files e dati.
  • Non è possibile creare un impianto di comunicazione efficace.
  • Non è possibile per il PM, contattare simultaneamente e in modo univoco i singoli membri del team nel caso di report o relazioni sullo stato del progetto.
  • Non esiste uno spazio unico condiviso nel quale inserire i documenti e gli archivi importanti.
  • Non esiste un centro assistenza unico perché i programmi utilizzati sono molteplici.
  • Non esiste alcun sistema di reportstica e schedulazione.

COSTI

Prima di parlare di costi è necessario chiarire che esistono molteplici tools adattabili alle esigenze richieste:
PMSProject Management Software
PMSSProject Management Software Services
PMsPortfolio Management software
TMSTime and Task Management Software
BMMBrainstorming e Mind Mapping software

Premesso ciò, il costo di un singolo software può variare dalla gratuità dei prodotti open source, adatti a progetti di piccole dimensioni in contesti locali, fino a investimenti di ingenti quantità di capitale per specifiche architetture che offrono features personalizzabili e soprattutto ambienti implementabili autonomamente dagli utenti.
La determinazione del costo di una qualunque soluzione deve considerare:

  • Pacchetto
  • Distribuzione (licenza singolo utente o multiutente)
  • Formazione
  • Installazione, manutenzione e assistenza

Le imprese di piccole dimensioni quindi potrebbero avvicinarsi a un sistema cloud based che a fronte di un piano tariffario mensile garantisca il massimo livello di accessibilità agli utenti.
Il costo del programma, in questo caso quindi si definisce sul numero degli account collegati e delle funzionalità richieste e può oscillare dalla decina di euro mensili per singolo membro del team fino a un centinaio di euro per account illumitati.

La soluzione appena descritta non si adatta ad aziende di grandi dimensioni che richiedono invece architetture specifiche il cui costo, comprensivo di account illimitati, ampio spazio di archiviazione, reportistica e possibilità di implementazione personalizzata, oscilla tra i 150€ e i 700€ mensili.

Se infine, una realtà più o meno consolidata ha la possibilità di sfruttare risorse IT interne, può decidere di affidarsi a sistemi self-hosted che offrono protocolli di sicurezza e assistenza concordati al costo di 300€ – 700€ al mese.

COME INTERPRETARE IL COSTO NELLA SCELTA DEL SOFTWARE

Dalla panoramica appena descritta emerge l’importanza di inserire un buon sistema di gestione costruito sulla base delle esigenze e delle aree nelle quali il PM si trova ad operare.
La motivazione è perciò la chiave di volta mentre il costo diventa un valore da considerare in relazione alle variabili che un sistema centralizzato ed efficiente è in grado di sintetizzare, prevedendo ad esempio eventuali disordini e migliorando di conseguenza le prestazioni generali del team in materia di eccellenza.


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