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Due spunti di riflessione per gestire meglio personale e comunicazione all’interno di un progetto

La gestione del personale è un punto molto importante nel lavoro di un Project Manager.
Ci sono differenti tecniche per portare avanti il processo di selezione, alcune note, altre soggettive, alcune sostenute dai colleghi, altre invece sconsigliare.
Di seguito riportiamo alcuni spunti di riflessione a questo proposito.

Evitare l’effetto aureola

Si immagini di dover scegliere un candidato su due che son stati presentati, per un lavoro di analista di progetto.
La pratica comune insegna di intervistarli singolarmente per individuare il più adeguato alla mansione:

– Il primo candidato viene consigliato da PM noti e con i quali magari si ha collaborato in passato, possiede un ottimo curriculum, ha esperienza ed è fidato. Tuttavia non segue la stessa linea di business e possiede una cultura molto diversa da quella richiesta per il progetto.

– Del secondo candidato invece non si conosce altro se non le informazioni scritte nel CV ma dimostra una cultura e una linea di business eccezionali che si intersecano perfettamente con quelle richieste.

L’effetto aureola porta il PM a decidere per il primo candidato perché influenzato dalle opinioni altrui anche se caratterialmente il secondo appare migliore.
Questo non significa che le raccomandazioni vadano ignorate a priori ma è sempre bene filtrarle sulla base di un’analisi individuale in merito alle circostanze in cui esse son state esposte.
Se queste ultime son diverse da quelle in cui la raccomandazione viene scritta, è meglio dargli un peso minore evitando situazioni sfavorevoli in corso d’opera.

Attenzione alla copia di cortesia

La copia di cortesia (o conoscenza con) è la funzione grazie alla quale è possibile inviare una e-mail a un solo destinatario principale aggiungendo però una serie di altri contatti che verranno messi appunto in conoscenza.
Per una questione di trasparenza e comodità, all’interno di un team di progetto può succedere che vengano inseriti tutti i membri in un unico messaggio condiviso.
Questa modalità, da un lato evita la perdita di passaggi durante il lavoro, ma dall’altro rischia di far arrivare informazioni inopportune all’interno di aree specifiche in cui potrebbero confondere.
Alcuni esperti arrivano addirittura a teorizzare che la copia conoscenza potrebbe ridurre la fiducia e far sentire il lavoratore costantemente monitorato.
L’effetto peggiore di questa teoria è la perdita di trasparenza tra i membri del team causata appunto dalla sfiducia nel proprio leader.

Un metodo efficace per evitare questo effetto sulla comunicazione è sviluppare un piano in cui viene evidenziato cosa può essere utile e cosa invece è considerato superfluo per ogni squadra del team.
In questo modo, ogni blocco sarà a conoscenza di ciò di cui ha bisogno e solo quando avrà veramente un problema insuperabile richiederà l’intervento o l’approvazione dei livelli superiori.